1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è Home Italy .Org, con sede in Corso Duca di Genova 12/B, 00121 Roma, P.IVA/C.F. 18039701000, email info@homeitaly.org, PEC info@pec.homeitaly.org. Event Sistem è il portale operativo del Network dedicato alla gestione di eventi, prenotazioni, staff, QR e check-in.
2. Ambito dell'informativa
Questa informativa integra la Privacy Policy generale del Network Home Italy e riguarda i trattamenti effettuati attraverso event-sistem.com. L'account centrale e la tessera sono gestiti da Home Italy; Event Sistem riceve tramite SSO soltanto i dati e le autorizzazioni necessari all'accesso e alle funzioni assegnate.
3. Dati trattati
- Identità e accesso: identificativo Home Italy, nome visualizzato, email, ruolo associativo, ruoli Event Sistem, autorizzazioni e dati tecnici strettamente necessari alla sicurezza dell'SSO.
- Organizzatori e staff: ruoli di proprietario locale, Event Manager, PR/Capogruppo, Collaboratore PR, Hostess e relative assegnazioni.
- Eventi e locali: dati del locale, contatti operativi, eventi, sale, tavoli, quote PR, listini, note e contenuti pubblicati.
- Prenotazioni e lista d'attesa: nome del referente, nome del gruppo, email e/o telefono, numero di persone, eventuali nomi degli accompagnatori, opzione di partecipazione, note e stato della prenotazione.
- QR e check-in: codice prenotazione, token tecnici temporanei, stato di ingresso, data e ora del check-in e operatore autorizzato.
- Comunicazioni: email transazionali relative a prenotazioni e notifiche operative; collegamenti WhatsApp aperti su richiesta dell'utente.
- VIP e pagamenti: piano, stato dell'abbonamento, importi, identificativi di pagamento e dati amministrativi quando i pagamenti PayPal saranno attivi. Event Sistem non deve ricevere i dati completi della carta o del conto di pagamento.
- Cookie e Analytics: preferenze cookie e, soltanto con consenso, dati di misurazione Google Analytics secondo la Cookie Policy.
4. Finalità e basi giuridiche
- accesso, SSO, gestione dei ruoli e sicurezza: esecuzione del servizio richiesto e legittimo interesse alla sicurezza;
- creazione e gestione di eventi, locali, staff e funzioni professionali: esecuzione del rapporto e delle attività richieste;
- prenotazioni, lista d'attesa, QR, check-in ed email transazionali: esecuzione di misure richieste dall'interessato e del servizio di partecipazione;
- WhatsApp: apertura del servizio esterno su richiesta dell'utente; l'eventuale trattamento successivo avviene secondo le condizioni del relativo fornitore;
- VIP e pagamenti: esecuzione del rapporto, adempimenti amministrativi e obblighi di legge applicabili;
- audit di sicurezza e prevenzione degli abusi: legittimo interesse alla sicurezza, alla tracciabilità delle operazioni e alla tutela dei diritti;
- Google Analytics: consenso espresso tramite il pannello cookie.
La presa visione di questa informativa non costituisce consenso ai trattamenti necessari per eseguire la prenotazione o il servizio richiesto.
5. Conferimento dei dati e accompagnatori
I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per la funzione richiesta. Per la prenotazione pubblica è richiesto almeno un recapito tra email e telefono. Se il referente inserisce i nomi degli accompagnatori, deve informarli che tali dati saranno utilizzati per la gestione della prenotazione e dell'ingresso. Non devono essere inseriti dati particolari o note non necessarie.
6. Soggetti che possono accedere ai dati
I dati sono accessibili, secondo il principio di necessità e i ruoli assegnati, al personale autorizzato di Home Italy e agli operatori Event Sistem coinvolti nell'evento, quali proprietari/manager, PR e Hostess. Possono inoltre essere trattati da fornitori tecnici necessari al servizio, tra cui hosting e posta elettronica Aruba, PayPal quando attivo e Google Analytics soltanto dopo consenso.
7. Comunicazioni via email e WhatsApp
Le email di conferma e le notifiche operative sono comunicazioni di servizio e vengono inviate dal dominio Event Sistem con mittente info@event-sistem.com. La scelta "WhatsApp" genera un collegamento verso il servizio esterno: il messaggio viene inviato soltanto quando l'utente apre e conferma l'azione nell'applicazione o nel sito WhatsApp.
8. Tempi di conservazione e minimizzazione
Event Sistem applica una politica tecnica di minimizzazione, salvo necessità di conservazione più lunga per pagamenti, obblighi di legge, contestazioni o tutela dei diritti:
- token SSO consumati: conservati soltanto fino alla scadenza tecnica necessaria a impedire il riutilizzo e poi eliminati;
- token QR e request token: rimossi 30 giorni dopo la conclusione dell'evento;
- lista d'attesa: recapiti e note anonimizzati 90 giorni dopo la conclusione dell'evento;
- prenotazioni e nominativi degli accompagnatori: dati di contatto e nominativi anonimizzati 180 giorni dopo la conclusione dell'evento, mantenendo soltanto dati non identificativi utili a statistiche e tracciabilità operativa;
- audit applicativi e VIP: conservati fino a 24 mesi, salvo necessità di tutela o obblighi applicabili;
- dati amministrativi e pagamenti: conservati per i periodi richiesti dalla normativa applicabile e dalla difesa dei diritti.
Quando saranno attivati pagamenti Event Sistem, la procedura di anonimizzazione dovrà escludere le informazioni che risultino necessarie alla documentazione amministrativa o contabile.
9. Cookie e Google Analytics
Al primo accesso restano attivi soltanto i cookie necessari. Google Analytics viene caricato esclusivamente dopo il consenso analitico. La scelta può essere modificata in ogni momento tramite "Rivedi le tue scelte sui cookie". Per i dettagli consulta la Cookie Policy.
10. Sicurezza
Il portale utilizza controllo degli accessi per ruolo, HTTPS, SSO, token anti-riutilizzo, CSRF, token QR casuali e registri di audit. Gli indirizzi IP e gli user agent completi non vengono più conservati nei registri applicativi ordinari di Event Sistem.
11. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, ove applicabili, contattando info@homeitaly.org o la PEC indicata. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12. Minori
Il portale non è destinato intenzionalmente alla raccolta autonoma di dati di minori senza il coinvolgimento di chi esercita la responsabilità genitoriale. Gli eventi destinati a minori possono richiedere informative o autorizzazioni specifiche.
13. Aggiornamenti
La presente informativa è identificata da una versione e da un'impronta SHA-256. Modifiche sostanziali saranno pubblicate con una nuova versione.